Wet open overheid

Portefeuillehouder
Ben van Koningsveld

Inleiding

Op 1 mei 2022 is de Wet Open overheid (Woo) in werking getreden In artikel 3.5 (de Openbaarheidsparagraaf) van de Woo is voorgeschreven dat gemeenten in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Deze begroting en jaarlijkse verantwoording vloeien voort uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

In de memorie van toelichting bij de Woo staat onder andere dat met dit artikel beoogd wordt een impuls te geven aan de actieve openbaarheid door voor te schrijven dat bestuursorganen in hun begroting en verantwoordingsverslag aan moeten geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo.
Deze verplichting geldt sinds de jaarrekening 2022. Daarnaast dient de openbaarheidsparagraaf Woo in de begroting en jaarrekening te worden opgenomen via een afzonderlijke paragraaf. Met deze paragraaf voldoen we aan de wettelijke voorschriften.

Beleidskader / algemene uitgangspunten

Wet open overheid (Woo)

Voorgenomen ambitie 
De Woo heeft als doel overheden meer open en transparant te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De implementatie van de Wet open overheid is een traject van meerdere jaren. Bij de start van de Wet, mei 2022, zijn een aantal verplichtingen doorgevoerd, zoals het aanstellen van Woo contactpersonen in de organisatie. Later dat jaar, op 4 oktober is de ambitie van de Woo vastgesteld door de raad en is gestart met een zestal actiepunten: 

1. We creëren bewustwording bij bestuur en organisatie over openbaarheid en transparantie; 

2. We richten actief een kwaliteitscyclus in; 

3. We hebben afspraken over informatieopslag en actieve openbaarmaking; 

4. We analyseren ons proces rondom informatieverzoeken en Woo -verzoeken; 

5. We besteden aan en starten met implementeren een digitaal archief; 

6. We sluiten zo spoedig als mogelijk aan op het landelijke platform PLOOI . 

Hieronder geven we per actiepunt een toelichting over wat in 2024 is gerealiseerd. De gemeenteraad is op 13 februari 2024 geïnformeerd over de voortgang. Op 11 juni en 5 november 2024 zijn schriftelijke vragen beantwoord over Woo-verzoeken.

Creëren van bewustwording en bewaken van kwaliteit (1, 2 en 3) 

In 2023 en 2024 zijn binnen iedere afdeling van de gemeente uitgebreide interviews gehouden over hoe informatie binnen die afdelingen wordt opgeslagen en beheerd. Ook is het belang van het transparant werken en het (actief) openbaar maken van informatie bij de afdelingen benadrukt. We zien dat de managementteams van de afdelingen zich bewust zijn van de noodzaak van transparantie en het goed beheren van informatie. Het eenmalig voeren van interviews is echter niet genoeg. Via jaarlijkse vervolgafspraken, in het kader van een gestructureerde kwaliteitscyclus, wordt daarom naleving van afspraken gecontroleerd en waar nodig bijgestuurd. 

Verbeteren van het proces rondom Woo-verzoeken (4) 

Ook verstrekken we in het kader van de WOO informatie op verzoek. We zien dat met de invoering van de Woo (mei 2022) het aantal verzoeken is toegenomen, maar ook de complexiteit van de ingediende verzoeken toeneemt. In 2023 is het proces van beantwoording van de Woo verzoeken grondig geanalyseerd, waarbij zowel in het proces als in de ondersteunende systemen een aantal innovaties is doorgevoerd. In 2024 is deze analyse voortgezet en hebben we recent het Dashboard voor de Woo verzoeken in Yim in gebruik genomen. Dit geeft meer inzicht op de status van de behandeling en de doorlooptijden per verzoek. In 2024 zijn er 103 WOO verzoeken binnen gekomen, dat is iets méér dan in 2023 (84). In totaal zijn vorig jaar 108 WOO verzoeken afgedaan.

Digitaal archief / e-depot (5) 

Het e-depot is de digitale archiefbewaarplaats. Hiermee kunnen wij digitale, blijvend te bewaren informatie eenvoudig en toegankelijk beschikbaar stellen aan onze inwoners. De implementatie van de e-depotvoorziening is in volle gang. Het is de verwachting dat in de loop van 2025 de eerste digitale archieven in de voorziening kunnen worden gepubliceerd. Een eerste pilot betreffende het opnemen van de gedigitaliseerde bouwvergunningen van een regiogemeente is in de afrondingsfase. Vervolgens worden de bouwvergunningen van Amersfoort en de andere regiogemeenten in het e-depot opgenomen. Ondertussen wordt ook gewerkt aan een roadmap voor de middellange termijn.

Aansluiting bij landelijke publicatievoorziening (6)  

Eind 2023 bleek dat het landelijke platform PLOOI niet verder ontwikkeld zou worden. Wel is daarvoor in de plaats de landelijke Woo-index gekomen (https://organisaties.overheid.nl/woo/35134/Gemeente_Amersfoort). Via deze index kunnen we als gemeente doorgeven waar wij welke Woo-informatie online publiceren. Omdat deze index niet zelf informatie publiceert, maar vooral een doorgeefluik is, moesten we als gemeente zelf voor een publicatieplatform voor Woo-informatie zorgen. Eind 2023 is dit platform aangeschaft en geïmplementeerd. Sinds 2024 maken we Woo-verzoeken en besluiten actief openbaar via een vernieuwde raadpleegwebsite (https://amersfoort.bestuurlijkeinformatie.nl/). Conform de landelijke eisen maken we per 1 november 2024 via de Woo-index de informatiecategorieën Verordeningen, beleidsregels, organisatie en werkwijze, en bereikbaarheidsgegevens van de gemeente actief openbaar op één centrale plek. Verder is er gewerkt aan procesverbetering voor het openbaar maken van een aantal Woo informatie categorieën, zodat voldaan kan worden aan de Woo werkdefinitie.